Önemli Duyuru:

Yeni Seçilen Belediye Başkanları

Ve

Stratejik Plan Hazırlayacak Personelin Dikkatine

29 Mart 2009 seçimlerini kazanarak göreve başlayan Belediye Başkanlarını en temel ve zorunlu iş olarak Stratejik Plan Hazırlığı beklemektedir.

5018 sayılı yasa gereği Stratejik Plan hazırlamak zorunda olan idarelerin bazılarında, plan hazırlığının sadece yasa mecburiyetini yerine getirmek olarak algılandığı görülmektedir. 

Bu konuda Belediye Başkanlarının temel bilgiler edinmeleri zorunludur.

Bölgenin kaderini etkileyecek bir plan hazırlığı, sadece Belediye çalışanları ile başarılabilecek bir çalışma değildir. Dahası, bu plan, hatalı hazırlanırsa, bölgenin geleceğini, kaderini kötü yönde etkileyeceği gibi, Belediyenin de Başkanın da elini kolunu bağlayacaktır.

DPT tarafından yapılan Stratejik Plan tanımı şöyledir:

“Stratejik planlar kamu idarelerinin kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, amaçlar ve hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırladıkları planlardır.”

Tanımda da ifade edildiği gibi; kalkınma planları, ulusal ve bölgesel planlar, programlar ve tespit edilmiş ulusal hedeflerle bağlantılı olması, yeni çıkan Yönetmelik ve Genelgelerle zorunlu hale getirilmiştir. Yeni çıkan ve zorunluluk getiren bu yasal düzenlemeleri bilmeden masa başında yazılmış bir Stratejik Planın, yeni düzenlemelerle ilgili Devlet Kurumları tarafından onaylanmadan geri gönderilmesi, söz konusu olabilecektir.  

Geçmiş dönemden farklı olarak;

9. Kalkınma Planı, Orta Vadeli Plan ve Katılım Öncesi Ekonomik Plan başta olmak üzere, çok sayıda yeni yasal düzenlemeler, Stratejik Plan çalışmalarının Devlet tarafından çok sıkı izleneceğini, ve bundan böyle “red” hakkının kullanılabileceğini göstermektedir.

Bir bölgenin geleceğini, insanların geleceğini, gelirlerini ve refahın yaygınlaştırılmasını etkileyecek böyle bir çalışma, sadece yasa mecburiyet getirdiği için yasak-savar biçimde hazırlanırsa, bölgeye en büyük kötülük yapılmış olacaktır. Bilerek kötü niyet taşımasa bile, böyle bir çalışmada yer almış olan herkes, gelecekte yaptığı bu hatadan pişman olabilir, vicdanen huzursuzluk duyabilir.

MİTAGED, 1 Ocak 2009 tarihinden itibaren, gelecek Danışma ihtiyacını görerek, Stratejik Plan, Performans Bütçe, Ön Mali Kontrol Sistemi ve İç Denetim Sistemi başta olmak üzere tüm önemli konularda, kapsamlı bir çalışma başlatmış ve bunu sitesinden duyurmuştu. MİTAGED, gelecek Danışmanlık ihtiyacını karşılamak üzere 11 Üniversite, 13 Kamu olmak üzere çok sayıda Kurum ve Kuruluşu ile, 22 si Profesör olmak üzere 67 (altmışyedi) kişilik bir Danışman Uzmanlar grubu oluşturmuştur.

Böylesine çok önemli ve bir bölgeyi, insanlarını, geleceğini etkileyip yön verecek bir konuda, çalışma yapan herkesin bilgi eksikliklerini gidermesini, gerekli bilgi kaynaklarına ulaşmasını ve gerekli hallerde danışmanlık almasını önemle tavsiye ediyoruz.

Kamuoyuna saygıyla duyururuz.

MİTAGED Yönetim Kurulu 

Stratejik Plan çalışması yapacaklar için Temel Bilgiler

(Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanmıştır)

(Aşağıdaki bilgiler, çok özet başlıklardır, sürecin tamamı değildir)

1- Kamu idarelerinde Stratejik Planlamanın amaçları:

• Stratejik planlama yaklaşımı ile:
  ·  Politika belirleme ve maliyetlendirme kapasitesinin güçlendirilmesi
  ·  Amaç ve hedeflere dayalı yönetim anlayışı ve bütçelemenin geliştirilmesi
  ·  Kamu hizmetlerinin arzında yararlanıcı taleplerine duyarlılığın artırılması
  ·  Hesap verme sorumluluğunun tesis edilmesi
  amaçlanmaktadır.

Türkiye’de gerek 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu gerekse Belediye, İl Özel İdaresi ve Büyükşehir Belediyesi Kanunları ile benimsenen yeni yönetim anlayışının gelişmesi ve kökleşmesi; kısaca idari kültürün bu yönde değişimi hedeflenmiştir.

2- Stratejik planlama sürecinde dikkat edilecek hususlar:

• Katılımcılık: Planların hazırlanmasında gerek kamu idaresi çalışanlarının gerekse yararlanıcılar başta olmak üzere ilgili kişi, grup ve kurumların katkı ve katılımlarının alınması esastır.

• Misyon-Vizyon ve hedefler doğru tespit edilmelidir.

• Danışmanlık Hizmetleri: Stratejik planlar idarelerin öz ürünleri olmak durumundadır. Stratejik planların doğrudan doğruya kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanması zorunludur. İhtiyaç halinde kuruluş dışından temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece destekleyici analizler, yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetlerini kapsayabilir. Yukarıdaki bilgiler 1-5 arası derece ile değerlendirilip, her konunun ağırlığı (önem derecesi) ile çarpılarak toplam mesleki yetkinlik değerlendirme puanı oluşturulabilir.

• Planlamanın Planlanması: Stratejik plan hazırlanmaya başlamadan önce süreç planlaması yapılmalıdır. (Ne kadar sürede tamamlanacak? Kimler hangi aşamada, ne içerikte katkı verecek? Hangi çıktılar elde edilecek? Stratejik planlama sürecinin gerektirdiği ihtiyaçlar nelerdir?)

3- Kamu idarelerince hazırlanan taslak stratejik planlar nasıl değerlendirilmektedir?

          a) Kalkınma planı, orta vadeli program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygunluk,

b) Yönetmelikte, Kılavuzda ve stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlerde belirtilen usul ve esaslara uygunluk,

c) Stratejik planda yer alan misyon, vizyon, amaç ve hedeflerin birbirleri ile bağlantıları ve kavramsal tutarlılık,

d) Diğer idarelerin stratejik planları ile uyum ve tutarlılık

konuları, değerlendirmede esas alınacak başlıkları oluşturmaktadır.

İdarelerin stratejik planları için değerlendirme raporu hazırlanmasının temel amacı, kamu yönetimi reformu kapsamında yeni bir araç olarak benimsenen stratejik planlama ve stratejik yönetime geçişte kamu idarelerine geri bildirimde bulunarak “destek” sağlamak olup, raporda yer alan değerlendirmelerin kuruluş stratejik planının revizyonunda, planlama çalışmalarının ilerleyen aşamalarında veya gelecekteki planlama çalışmalarında değerlendirilebileceği ve planların geliştirilmesi/iyileştirilmesi amacıyla dikkate alınabileceği düşünülmektedir.

Ayrıca ABD’de Kamu Hesap Verebilirlik Ofisi (Government Accountability Office) tarafından hazırlanan “Agencies’ Strategic Plans Under GPRA: Key Questions to Facilitate Congressional Review” adlı dokümandan  da faydalanılarak değerlendirmede dikkat edilecek hususlar ve cevabı aranan sorular açıklanacaktır.

Değerlendirme konuları incelenirken yukarda yer verilen yönetmelik maddeleri üzerinden gidilecek ve her maddenin sonunda da bahsi geçen diğer dokümandaki ilgili sorulara yer verilecektir.

“Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program ve Faaliyet Alanı ile İlgili Diğer Ulusal, Bölgesel ve Sektörel Plan ve Programlara Uygunluk”  açısından yapılacak değerlendirmede stratejik planların üst politika metinleriyle olan uyum ve tutarlılığı gözetilecektir. İdare stratejik planlarının, bu üst plan ve programların amaç ve hedeflerine ulaşılmasında nasıl katkı sağlayacağı konusu incelenecektir.

Plan yasal öncelik ve konularla uyumlu olmalıdır:

“Yönetmelikte, Kılavuzda ve Stratejik Planlamaya İlişkin Diğer Rehberlerde Belirtilen Usul ve Esaslara Uygunluk”  açısından değerlendirme bölümünde ise; öncelikle “Planlama Süreci ve Modeli”ne ilişkin bilgiler incelenecektir. Burada temel olarak “Üst yönetici desteği var mı? Planın hazırlanmasında katılımcılık konusuna dikkat edilmiş midir? Nasıl bir katılımcılık stratejisi izlenmiştir? Danışmanlık alındıysa hangi alanlarda ve hangi boyutta alınmıştır? Planlama sürecinde nasıl bir örgütlenmeye gidilmiştir?” sorularına cevap aranacaktır. Kuruluşun hazırlık programı varsa bu programa da bakılacaktır.  

Bir diğer değerlendirme “Durum Analizi” bölümüne yönelik olacaktır. Bu değerlendirmede Kılavuzda yer verilen “Tarihi Gelişim-Yasal Yükümlülük/Mevzuat Analizi-Faaliyet Alanları/Ürün ve Hizmetler-Kuruluş içi Analiz-Çevre Analizi” gibi analizlerin yapılıp yapılmadığı araştırılacaktır.

Kuruluş dışsal faktörleri izliyor/takip ediyor mu?

Dışsal faktörlerin potansiyel etkilerini azaltacak ya da iyileştirecek eylemler tanımlanmış mı?

Kuruluş içsel  faktörleri izliyor/takip ediyor mu? Kuruluşun kontrolündeki hangi içsel faktörler stratejik amaçların başarısını etkileyebilir? 

Kurum kültürünün değişmeye ihtiyacı var mı?

Durum analizi içinde yer alan “Paydaş Analizi” bölümü, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlama süreçlerinde katılımcılığa özellikle dikkat edilmesi gerektiğinden, özel olarak değerlendirilecektir.

Hangi kuruluşlar ya da kişiler temel paydaştır, neden?

Bunların görüşleri alınmış ve plana yansıtılmış mıdır?

Planın geliştirilmesine hangi kuruluş çalışanları dahil edilmiştir? Birim amirleri tamamen kapsanmış mıdır? Kuruluşun planı, çalışanlar ve yöneticilerle plandaki amaç, öncelik ve kararlarla ilgili nasıl bir iletişim stratejisi izleyecektir?

Bunların dışında planın unsurlarına dair çeşitli diğer değerlendirmeler de yapılacaktır. Misyon, Vizyon, Temel Değerler, Stratejik Amaçlar, Hedefler, Performans Göstergeleri ve Stratejiler kılavuzda yer verilen hususlara uygunluk açısından değerlendirilecektir.

Misyon sonuç odaklı mıdır ve bir kamusal ihtiyacı yerine getirmekte midir? Kuruluşun işlev ve faaliyetlerinden misyonda tanımlanmamış olan var mıdır?

Kuruluşun misyonu benzer misyonlu kuruluşlarınkinden nasıl farklılaştırılmıştır?

Amaçlar kuruluşun ana işlev ve faaliyetlerini içeriyor mu? Amaçlar misyonla mantıksal bir ilişki içinde mi?

Amaçlar sonuç odaklı mı yoksa çıktı odaklı mıdır?

Hedefler sayısal ya da ölçülebilir şekilde ifade edilmemişse bunlara ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendirecek bir şekilde ifade edilmiş midir?

Planda amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli olan finansal kaynak miktarı ve bu kaynakların nerelerden sağlanacağına dair bilgilere yer verilmelidir. Bunu sağlamak için planda ”kaynak tablosu” ve ”maliyet tablosu”na yer verilmesi gerekmektedir.

Ayrıca ilgili Yönetmelikteki Madde 12’de de bu konuya yer verilmiştir. Buna göre;

“Kamu idareleri, stratejik planlarını hazırlarken orta vadeli programda yer alan amaç, politikalar ve makro büyüklükler ile orta vadeli malî planda belirlenen teklif tavanlarını dikkate alarak yıllar itibarıyla amaç ve hedefler bazında kaynak dağılım tahmininde bulunur.” 

Plan zaman boyutlu, güvenilir, faydalı ve tutarlı mali bilgileri içermelidir.

Stratejik yönetim döngüsünün önemli bir aşaması da "izleme ve değerlendirme"dir. Bunlar, sorumluların kim olduğu, göstergelerin hangi aralıklarla izleneceği/raporlanacağı, değerlendirmenin nasıl yapılacağı gibi birtakım bilgilerdir.

Bunlar dışında planın süresi, gönderiliş tarihi ve güncelleştirme ya da yenileme yapılmışsa bunlarla ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı hususları da dikkate alınacaktır.

“Stratejik Planda Yer Alan Misyon, Vizyon, Amaç ve Hedeflerin Birbirleri ile Bağlantıları ve Kavramsal Tutarlılık” açısından değerlendirmede ise plan unsurlarının birbiriyle bağlantılı, tamamlayıcı ve tutarlı olup olmadığı incelenecektir. Burada dikkat edilecek hususlar, misyonunu gerçekleştirmek ve vizyonuna ulaşmak için kuruluş tarafından belirlenen amaç, hedef ve stratejilerin gerçekleştirildiğinde kuruluşu olmak istediği yere bir bütün olarak götürüp götürmeyeceğidir. Ayrıca birbiriyle çelişen ve tutarsızlık içeren noktalar varsa bunlar da değerlendirilecektir.   

Genel olarak plan mantıksal bir bütünlükte midir? Çeşitli unsurlar birbirleriyle uyum içinde midir? Başka bir deyişle, plan eğer iyi bir şekilde uygulanırsa, kuruluşu “buradan oraya” götürebilecek nitelikte midir?

Plan diğer yürütücü kuruluşlar ile koordinasyonu yansıtmakta mıdır? Diğer kuruluşların planları benzer stratejik amaçlara mı ulaşmaya çalışmaktadır ya da benzer faaliyet ve işlevleri mi içermektedir?

“Diğer İdarelerin Stratejik Planları ile Uyum ve Tutarlılık”  açısından ise, idarelerin planlarında benzer faaliyetler gerçekleştiren (bağlı/ilgili/ilişkili) ya da faaliyetlerini etkileyen diğer kuruluşların planlarıyla uyum ve tutarlılığı araştırılacaktır. 

Yararlanılan Kaynaklar:

*TC Maliye Bakanlığı

*DPT

*CREAM EUROPE

*CREAM TURKEY

*Government Accountability Office (USA)